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O crescente volume de transações e interações no ambiente virtual impulsionou o uso de contratos digitais como uma solução prática, ágil e segura. Nesse contexto, tanto advogados quanto empresas precisam se adaptar a essa nova realidade para garantir a segurança jurídica e a conformidade com a legislação vigente.
O estudo “Pesquisa sobre tendências digitais em operações 2024” realizado pela PwC revela que a adoção de tecnologias digitais, como automação e inteligência artificial, está se tornando essencial para as empresas melhorarem a eficiência e reduzirem custos operacionais. No entanto, cerca de 69% das empresas ainda enfrentam desafios na implementação dessas tecnologias para atingir os resultados esperados, o que possivelmente inclui a digitalização de processos, como os contratos.
Contratos eletrônicos, além de possuírem a mesma validade jurídica que documentos físicos, oferecem vantagens adicionais, como maior eficiência na gestão e maior proteção de dados. Porém, é fundamental compreender os requisitos legais desses contratos, os tipos de assinaturas eletrônicas disponíveis e as medidas de segurança que devem ser adotadas para proteger todas as partes envolvidas.
Neste artigo, vamos explorar os pontos essenciais que devem ser considerados ao utilizar contratos digitais, garantindo que sua empresa ou escritório esteja preparado para essa nova era do direito contratual.
Validade jurídica e assinaturas eletrônicas
No Brasil, os contratos digitais têm a mesma validade jurídica que os contratos em papel, desde que sigam algumas regras básicas. Assim como nos contratos tradicionais, essa nova modalidade precisa cumprir certos requisitos: as partes que assinam o contrato devem ser legalmente capazes (ou seja, devem ter idade e condições para assinar), o conteúdo deve estar em conformidade com a lei, e todos os envolvidos precisam concordar de maneira clara e voluntária.
A Lei da Liberdade Econômica (Lei n.º 13.874/2019) reforçou essa equiparação, afirmando que contratos firmados eletronicamente têm a mesma validade jurídica dos contratos em papel. Isso proporciona maior flexibilidade para empresas e advogados, permitindo que transações sejam formalizadas de maneira ágil, sem a necessidade de documentos físicos.
Além de garantir a validade jurídica, é essencial proteger a segurança dos dados contidos nesses contratos.
Assinaturas eletrônicas e certificação digital
Para garantir que os contratos digitais sejam válidos e seguros, as assinaturas eletrônicas são fundamentais. No Brasil, elas seguem as regras definidas por uma medida provisória (MP 2.200-2/2001), que criou um sistema chamado Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Esse sistema ajuda a confirmar que os documentos eletrônicos são autênticos e que não foram alterados.
Existem três tipos principais de assinaturas eletrônicas:
- Assinatura eletrônica simples: esse tipo é mais básico e usado principalmente para identificar quem está assinando. Um exemplo seria quando você digita seu nome ao final de um e-mail ou clica em “Aceitar” em algum site.
- Assinatura eletrônica avançada: essa assinatura é mais segura, porque usa métodos que ligam a assinatura diretamente à pessoa. Um exemplo é o uso de biometria (como impressões digitais) ou o envio de um código por SMS para confirmar a identidade.
- Assinatura eletrônica qualificada: essa é a mais segura de todas e exige um certificado digital emitido por autoridades reconhecidas (ICP-Brasil). Ela garante total segurança e é mais usada em contratos que precisam de maior confiança e proteção jurídica.
O uso de certificação digital é essencial para que essas assinaturas qualificadas tenham validade jurídica, assegurando que as partes envolvidas saibam que o documento não foi alterado e que quem assinou é realmente quem deveria ter assinado.
Segurança e proteção de dados
O aumento da digitalização de processos e as exigências da LGPD trouxeram novos desafios para a segurança das informações em contratos digitais. Para garantir que os documentos permaneçam íntegros e autênticos, é essencial utilizar tecnologias avançadas, como a criptografia, que protege os dados e assegura que as transações sejam realizadas de maneira segura e confiável.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)também impôs novas exigências no que se refere ao tratamento de dados pessoais, incluindo aqueles contidos em contratos digitais, tornando a conformidade com essas normas essenciais para a proteção de dados.
Criptografia e segurança
A criptografia é a principal ferramenta para proteger contratos digitais, codificando as informações para que apenas as partes autorizadas tenham acesso. Isso impede que terceiros interceptem, alterem ou visualizem o conteúdo sem permissão.
A certificação digital complementa essa segurança, garantindo a autenticidade da assinatura eletrônica e a integridade do documento, sem alterações após a assinatura. Juntas, essas tecnologias reforçam a confiança e a segurança jurídica das partes envolvidas.
Outras medidas de segurança que podem ser implementadas incluem o uso de autenticação de dois fatores (como o envio de códigos por SMS) e a auditoria de acessos, que permite monitorar quem acessou o documento e quando, garantindo rastreabilidade em caso de necessidade de comprovação.
Conformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impôs novas exigências no que se refere ao tratamento de dados pessoais, incluindo aqueles contidos em contratos digitais. A LGPD estabelece que os dados pessoais devem ser tratados de maneira adequada, lícita e transparente, com o consentimento expresso das partes envolvidas.
No contexto dos contratos digitais, é essencial garantir que todos os dados pessoais sejam coletados e tratados segundo as disposições da LGPD. Isso significa que os contratos devem conter cláusulas claras sobre o uso e a proteção dos dados pessoais, e que as informações sensíveis devem ser devidamente protegidas.
As empresas e os advogados que gerenciam contratos digitais precisam adotar boas práticas de segurança da informação, como o uso de plataformas seguras para armazenamento e compartilhamento dos contratos, além de políticas de gestão de dados que garantam a conformidade com a LGPD e outras normas de privacidade (leia mais em DataGuidance).
Benefícios da automação de contratos
A automação de contratos é uma ferramenta poderosa para melhorar a eficiência na criação, gestão e execução de contratos, especialmente quando lidamos com grandes volumes de documentos. Essas ferramentas podem ser usadas por empresas de qualquer porte, economizando tempo, reduzindo custos e minimizando erros humanos, tornando o fluxo de trabalho mais ágil e preciso.
Eficiência e redução de erros
Um dos principais benefícios da automação de contratos é a eliminação de tarefas manuais repetitivas, como a digitação de informações padrão e a revisão de cláusulas já utilizadas em contratos anteriores. Com ferramentas de automação, contratos podem ser gerados automaticamente a partir de modelos predefinidos, garantindo que todas as cláusulas necessárias estejam incluídas e evitando omissões ou erros de formatação.
Além disso, a automação facilita o controle de prazos e a execução de tarefas associadas à gestão dos contratos, como o envio de lembretes para renovações e a notificação automática das partes envolvidas sobre as atualizações nos termos. Isso não só aumenta a eficiência como reduz significativamente a margem para falhas operacionais.
Exemplo prático
Imagine um escritório de advocacia que precisa criar contratos de prestação de serviços para diversos clientes. Em vez de redigir manualmente cada contrato, os advogados podem usar uma plataforma de automação que gera documentos a partir de um modelo padronizado, preenchendo automaticamente informações específicas de cada cliente, como nome, data e serviços prestados.
Com isso, o tempo de criação de contratos é reduzido de horas para minutos, e o risco de erro humano, como a inclusão incorreta de dados ou a omissão de cláusulas importantes, é praticamente eliminado. Empresas de qualquer porte podem se beneficiar dessas ferramentas, otimizando o fluxo contratual.
Além disso, empresas que lidam com contratos recorrentes, como contratos de fornecimento, podem se beneficiar da automação ao programar lembretes automáticos para renegociar ou renovar contratos antes de seus vencimentos, evitando prejuízos decorrentes de prazos não cumpridos.
Principais desafios e soluções
Embora os contratos digitais tragam inúmeros benefícios, eles também apresentam desafios que precisam ser abordados para garantir sua segurança e eficácia. Fraudes e violações de segurança podem gerar sérias consequências, tornando essencial a adoção de medidas que mitiguem esses riscos, como assinaturas eletrônicas qualificadas e auditorias de compliance.
Riscos e fraudes
Os principais riscos associados aos contratos digitais incluem fraudes e falsificações de assinaturas, além da possível manipulação do conteúdo do contrato após sua assinatura. Sem medidas adequadas de segurança, uma assinatura eletrônica simples pode ser vulnerável a adulterações, e a autenticidade de um documento pode ser questionada.
Além disso, o armazenamento inadequado dos contratos digitais em plataformas não seguras pode expor dados confidenciais e aumentar a probabilidade de violações e acessos não autorizados.
Soluções simples e eficazes
Para mitigar esses riscos, o uso de assinaturas eletrônicas qualificadas, que exigem um certificado digital emitido pela ICP-Brasil, é uma das soluções mais seguras. Essa forma de assinatura garante que o documento seja assinado de maneira autenticada, com certificação e criptografia robusta, assegurando que o signatário seja devidamente identificado e que o contrato não seja alterado após sua assinatura.
Além disso, é essencial que os contratos digitais sejam armazenados em plataformas seguras e certificadas, que garantam a integridade dos documentos e protejam as informações sensíveis contra acessos não autorizados.
Mitigação de riscos
Para aumentar a segurança jurídica, empresas e advogados devem adotar práticas de auditoria digital regulares, que monitoram e documentam as alterações feitas nos contratos, bem como os acessos realizados aos documentos. Isso cria um rastro de auditoria confiável, que pode ser usado como prova em caso de disputa judicial ou dúvida sobre a validade do contrato.
Outra recomendação importante é implementar práticas robustas de compliance digital, que assegurem que todos os contratos e processos relacionados estejam em conformidade com as regulamentações vigentes, como a LGPD. Isso abrange a implementação de políticas de segurança da informação, o treinamento das equipes jurídicas e o uso de tecnologias confiáveis para a assinatura e armazenamento dos contratos.
A Importância de uma gestão jurídica eficaz
Contratos digitais são uma solução prática e segura para o cenário jurídico atual, desde que acompanhados de cuidados adequados. Como discutido ao longo deste artigo, garantir a validade jurídica, aplicar medidas de segurança, seguir a LGPD e aproveitar a automação são passos essenciais para o uso eficaz desses contratos.
Embora tragam vantagens como agilidade e redução de custos, é fundamental que empresas e advogados estejam atentos a desafios como fraudes e riscos de segurança, que podem ser mitigados com assinaturas eletrônicas qualificadas e plataformas seguras. Boas práticas de auditoria e compliance digital também reforçam a segurança jurídica em todas as etapas.
A gestão eficiente de contratos digitais vai além da tecnologia: é essencial para proteger as relações jurídicas em um ambiente cada vez mais digital.
Se sua empresa busca orientação para implementar contratos digitais de maneira segura e eficiente, a equipe da Tonani Advogados está pronta para oferecer consultoria especializada e garantir a conformidade com as melhores práticas e regulamentações.
