LGPD no RH: conheça 4 benefícios para a gestão de pessoas

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), criada em 2020, vem impactando profundamente a forma como as organizações lidam com dados pessoais no Brasil. No setor de Recursos Humanos (RH), que lida diariamente com informações sensíveis de funcionários, ex-funcionários e candidatos a vagas, o tratamento de dados é um fator essencial para a imagem da empresa.

Segundo pesquisa da Deloitte, 43 % das empresas brasileiras já migraram seus processos de RH para a nuvem. Esse índice comprova a preocupação e busca por maior controle e compliance no tratamento de dados pessoais.

Porém, notamos que ainda há necessidade de maior compreensão dos gestores de RH e gestores jurídicos sobre as responsabilidades e as vantagens da conformidade com a LGPD para fomentar um ambiente de trabalho protegido e pautado pela ética.

Neste artigo, explicamos as obrigações legais, os riscos da não conformidade e os 4 benefícios da adequação à LGPD para o RH da sua empresa.

Obrigações da LGPD no RH

A LGPD (Lei nº 13.709/2018) estabelece a diretriz legal para a coleta, armazenamento, tratamento e exclusão de dados pessoais. No contexto do RH, significa dizer que cada etapa do ciclo de vida da informação, desde o recebimento de um currículo até o desligamento de um colaborador, deve ser cuidadosamente planejada e executada.

Assim, a conformidade com a LGPD no RH implica a implementação de políticas claras e transparentes sobre todos os dados pessoais, que podem ser informações básicas de identificação (nome, endereço, telefone, CPF) ou dados sensíveis que devem ser tratados com mais cautela (saúde, filiação sindical ou convicções religiosas).

O primeiro passo é o consentimento explícito e formalizado dos titulares para cada finalidade de tratamento, garantindo que eles estejam cientes de seus direitos.

Os pontos de atenção do consentimento em relação à LGPD no RH são:

1. Retenção de currículos

Muitas empresas mantêm bancos de currículos para futuras oportunidades.

No entanto, a LGPD exige que o consentimento para a retenção seja específico, informando o período de armazenamento dos dados e a finalidade exata de sua utilização.

Exemplo: currículos de candidatos não selecionados não podem ser armazenados sem uma base legal sólida ou um consentimento renovado, com prazo determinado para descarte.

É recomendável que os currículos sejam armazenados apenas pelo tempo necessário ao processo seletivo.

2. Exames médicos

Os exames admissionais, periódicos e demissionais implicam na coleta de dados de saúde e, conforme mencionamos, são sensíveis de acordo com a LGPD.

O tratamento dessas informações deve ser feito com muito rigor, restrito à finalidade específica do exame e com o consentimento informado do funcionário.

Por isso, o uso dos dados deve ser limitado a profissionais de saúde e do RH, garantindo a confidencialidade absoluta, de modo que apenas o “apto” ou “inapto” para a função seja compartilhado com o gestor direto.

A divulgação de diagnósticos ou detalhes clínicos é proibida.

3. Dados financeiros

As informações de contas bancárias devem ser utilizadas exclusivamente para o processamento da folha de pagamento.

É indispensável a implementação de controles de acesso rigorosos e trilhas de auditoria para que os dados financeiros se mantenham em caráter de privacidade.

Riscos para a área RH em caso de não conformidade com a LGPD

Sem dúvida, a área de RH apresenta alto nível de exposição às diretrizes da LGPD, devido à amplitude e a sensibilidade dos dados que armazena.

Por isso, as empresas devem se atentar a proteção de informações sigilosas, de modo a evitar sérias consequências, que podem ser:

1. Multas

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) tem o poder de aplicar multas que podem atingir 2% do faturamento da empresa no ano anterior, limitadas a R$ 50 milhões por infração.

Além das multas, outras punições podem ser a publicação da infração (expondo a empresa) e, até mesmo, a suspensão total do funcionamento do banco de dados, ou das atividades de tratamento de dados.

2. Processos judiciais

Os titulares de dados que se sentirem afetados por violações da LGPD podem ingressar com ações judiciais, individuais ou coletivas, buscando reparação por danos materiais e/ou morais.

Essa situação pode gerar custos com litígios e, o que é mais crítico, o pagamento de indenizações elevadas.

3. Perda de talentos

As empresas que não demonstram um compromisso genuíno com a proteção de dados podem enfrentar dificuldades crescentes na atração e retenção de profissionais, que estão cada vez mais exigentes e informados sobre seus direitos digitais.

Um ambiente de trabalho ético, transparente e seguro, que valoriza a privacidade de dados, torna-se um diferencial competitivo para a área de RH.

4. Dano à reputação

Vazamentos de dados, uso indevido de informações ou demais incidentes de segurança podem causar um dano grave, às vezes irreparável, à reputação da empresa.

Neste caso, a recuperação da confiança perdida é um processo árduo e demorado, exigindo investimentos para demonstrar o compromisso da organização com a proteção de dados.

Oportunidade para as empresas se destacarem na gestão de RH

A adequação à LGPD não deve ser encarada como uma complexa obrigação regulatória, mas sim como uma oportunidade estratégica para as empresas se destacarem.

No âmbito do RH, há 4 benefícios significativos da conformidade:

1. Engajamento

Ao demonstrar o compromisso ativo com a segurança dos dados, a empresa fortalece a confiança, aperfeiçoa o clima organizacional e potencializa o engajamento de sua equipe.

É uma postura que leva os funcionários a entender que suas informações pessoais são tratadas com o máximo cuidado e responsabilidade. Consequentemente, a transparência gera um sentimento de respeito e valorização, impactando a produtividade da equipe e a visibilidade da empresa como uma empregadora ética.

2. Otimização de processos

A revisão e adequação da atuação da área de RH com foco na LGPD permite uma análise minuciosa das práticas existentes, levando à identificação de gargalos e otimização das rotinas de tratamento de dados.

Essa padronização também assegura a consistência no tratamento das informações, minimizando erros e facilitando a auditoria. Consequentemente, a gestão de dados pessoais se torna mais transparente para os titulares, elevando a qualidade dos processos de RH.

3. Saúde financeira

A conformidade proativa minimiza drasticamente os riscos de multas elevadas, garantindo a “saúde financeira” da empresa. Ou seja: ao evitar possíveis não conformidades, a área de RH cria um escudo protetor robusto que preserva o capital e evita despesas inesperadas.

Dessa forma, também é possível fortalecer a solidez jurídica das operações de RH, construindo uma base de atuação íntegra e transparente, essencial para a sustentabilidade e o crescimento a longo prazo.

4. Cultura focada na segurança

Manter-se em conformidade com a LGPD é importante para o desenvolvimento de uma cultura organizacional focada na segurança da informação.

Ao internalizar os princípios da LGPD, a área de RH desenvolve uma consciência sobre a responsabilidade corporativa no uso de dados em relação à disponibilidade e integridade das informações.

Portanto, a LGPD deve ser uma prioridade contínua para o setor de RH, integrando a proteção de dados à cultura e aos valores dos profissionais.

LGPD no RH: de obrigação legal a garantia de retenção de talentos

Em suma, a LGPD transformou a maneira como a área de RH lida com informações pessoais, pois não se trata apenas de evitar multas e processos judiciais.

É questão de avançar do cumprimento da lei para o estágio de garantir a confiança dos profissionais e a retenção de talentos a partir de uma reputação ética.

E a sua empresa? Já está preparada para superar os desafios da LGPD no RH?

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